遠端工作指南-如何讓你的事業在遠距工作的方式下高速運轉成本更低且更有效率

我大概算是一人公司跟遠距離工作的『成功經驗者』,創業七年屹立不搖,網上許多這類的題目,但都只是講得非常膚淺,沒有講到一些具體的問題即便我翻過幾本遠距工作的書也是如此,因為這些事情我從2013年創立挪亞公司開始,初期無法負擔龐大薪資所以先一人公司把專案外包執行,再到聘請員工,有了數名正職員工後部分遠端工作。所以我知道有幾個困難點是不太容易處理的例如:

1.事情在時間內交辦不完或效率問題
2.整天都沒做事延後到晚上時間才做
3.線上討論及開會不容易
4.職務代理人及找不到人的問題
5.員工無法與時俱進、工作技能及水平沒有提高

大家回想一個情境,你把一件事情傳line/電話或寫email給你的外包,是不是有那麼一次他忘記這件事而或許你也忘記了,而這一天就是在把東西要交給客戶的那一天或者是截止交稿日?不然就是上午交辦事情出去,晚上九點時才在跟你討論上午你交辦的事情而你這時可能正在休息或是跟朋友小聚無心情處理,而事情又耽誤一天

約了一個時間線上討論,先不討論網路速度的問題,但就有那麼幾次對方剛好很忙或是旁邊很吵更或者他忘記了,而這還好,問題比較大的是有些事情線上也說不清。再者剛好有一人請長假出國他的工作該由誰代理?事情耽擱著該如何處置,再來屬於後端的問題,工作水準一直不高,這問題短期看不出來但三五個月後,就很明顯了,這包含進步的速度。

我先講第一點,事情在時間內交辦不完或效率問題,這點其實我不太管,因為所有人的事情都會上表,交辦人要把事情填清楚,
填完整,很多時候不是執行者搞不清楚而是交辦人自己也不會交辦,交辦的清楚程度希望是完成時間、檔案放哪、參考案例、聯繫人….等等。如果有不太確定他做不做得來的,先告訴他做一小時後回報一下情況,這也有點算磨合,如果這個時候你覺得跟他配合不適合,那就換人吧,千萬不要覺得『我再試試看』或是下一次要注意。

第二點晚上作業的情況,我個人認為既然是遠端工作或是外包的情況你很難去要求他在什麼地方工作或是什麼時間工作(因為既然不到公司上班這應該算是一種該有的福利吧)這個部分承上面,你可以多一個語音交辦,用錄音的方式先把音檔給他他要做的時候可以先做個任務提示,如果不行就約個你們都有空的時間電話會議以確保所有工作都可以穩定執行。

第三點線上討論開會不容易,通常會癥結在我講A你不懂我的A或者是我跟你說有什麼地方要修改,有地方無法同步,這邊先推薦一個東西給大家Figma他可以兩台電腦同步修改東西,另外建議在線上開會時有個會前會,以方便知道要討論的主題以及重點讓大家有個事先的準備,才不會在開會時大家被忽然的指令或事情所打亂腳陣。

第四點職務代理人,這有點像是A休假他的事情由B代理一樣,但我看到的公司基本上B都會裝死不處理(反正等到明天A就回來了)這件事情在我公司是不允許的,只要有急事沒有人代理,我就會找這兩個人聊一下並警告一次,如果再有一次發生耽誤到公司進度或延誤到時間,可能會扣薪甚至了解一下跟公司是否同價值觀。如果是遠端工作的話,在有一個或多個夥伴他請長假或是他無法on board的時候就要有一的完整的值班制度,就是說所有事情都到他那邊做彙整,然後由他來做分配,避免有『忽然有事找不到相關負責人』然後就要有代為處理,這有點像是我之前寫過的這一篇文章,在比較下面的地方(業務要留一人的意思雷同)

第五點工作夥伴技能無法與時俱進,很多事情是這樣你的所作所為一定要經由交流才能得到驗證。就像戀愛一樣你說他很愛我,那也一定是你們有相處或聊天一陣子之後才會有這種感覺,吃東西也是一樣你吃過很高檔的料理你才知道什麼叫好吃。所以避免這種情況的產生一定要定期交流或者是管理者/經營者要定期找出教育訓練的教材或是範本,來補這個缺陷。這點在一開始講過了,工作水準不高,這問題短期看不出來但三五個月後,就很明顯了,這包含進步跟吸收新知的速度。

設備問題跟環境問題我稍微提點一下,如果是屬於技術類或是時常開會的工作類型,要安排好辦公設備的水準。總不可能開一個設計檔案十幾分鐘、寫一些程式一直當掉網路速度過慢、開會時視訊或收音設備太差、無法登入公司伺服器之類的….等等。環境問題我都不提了、網路上的文章或書上都有寫,工作區跟休閒區、記得換衣服跟起床或找一場景進入工作…..等等,這都是老生常談。

總而言之不管是因為疫情的關係還是方便員工,在家工作在某些國家已經是一種趨勢,但我必須說某一些企業或是長期在家工作是非常不現實的,像我公司就是有一部分的人在家工作,有一部分的人在公司上班,重點還是要保證工作效率

重點中的重點:在家工作的夥伴們必須是極為自律且有上進的心更要認同公司,如果在某個時段或某個時候你發現這個人有問題,請不要懷疑趕緊跟他聊聊或是轉換他的工作方式

下面這ㄧ圖是我公司的專案表,我們所有案子都有線上做管制,誰負責、什麼百分比進度到哪邊問題到哪邊都有做一個安排,所以比較不會有這種事發生。