創業文章 小葉管理學

『行政』事項重要嗎?

一間公司的運作就像齒輪,行政事項就像齒輪中間的潤滑油,太多不行、太少不會運轉。何以看出公司的行政力?一個人出去在客戶前面,假使你只有一個人,客戶就會覺得我身後有一群人。這就是『行政力』的寫照,套一句軍中的一句話:事事有人管、人人有事做,這只是基本,除了做對、更要做好。
有時在一些場合會看到大家不重視的能力:行政能力。
我也不知道自己現在為何擁有這種速度快與順暢行政能力執行及規劃,應該是當兵那幾年在旗山時所培養的。現在回頭想想:真是感謝當年在幾百顆枚花與數十顆星星面前讓我快速成長的各位長官,我的營區就在高雄旗山區,營區後面那座山是泰山,山下還有個後方指揮所、是蓋在山洞裡的,地址就是泰山路一號。將軍道前長達快一公里的椰子樹,這種氣勢如果第一次來你光走進去就感到壓力
從入口進去的一段拍,不需任何理由,就是超遠…..我來說說我那時幹過哪些事(當然幾位老朋友可能會聯想到倒狗食跟烤肉、但是這次沒有要講這個)
1.每半年一次的作戰區資安講習,訂300個便當 2.輪值時需要製作以下: -週一早餐會報 -週二指揮官提報單 -週三處組會報(在某個時間點因為太多會議而取消) -週四參謀會報 -週五擴大早餐會報 3.每年五月份我一個月都要去墾丁好幾次,不是去玩,是因為漢光演習及各項操演將近。絕對是個深度旅遊、從四重溪到二重溪、茄湖、仁壽、海口、加祿堂、昌隆農場、保力營區、恆春出火到三軍聯訓基地,再往東直殺九鵬看實彈射擊。(你擁有的就是你自己一個人、其他能力都要自己來)
我先從訂便當說起、作戰區資安講習,就是濁水溪以南所有的營區主官管都會來(包含海空軍)、大概會來快400人,其他軍官參謀會負責比較專業的事,所以我被分配的就是雜事,我光負責訂便當這件事我的頭就很痛了,我來講為什麼會很頭痛?
旗山地區是鄉下地區、沒有一間便當店可以搞出3-400個左右的便當,我們一個便當預算是100-150元、通常還要配上一罐純喫茶或是麥當勞的大桶紅茶桶(一桶400),而且有幾的大官便當送來還是要熱的。
PS旗山麥當勞有紅茶桶、但不外送的,在某一年年有個長官忽然需要車子去高鐵在他,害我本來載紅茶的車子沒辦法載。還好有一個醫務所的學姊的幫忙,借我用救護車去麥當勞在四罐紅茶桶,已完成大家中午喝飲料的任務。
光是這三個步驟「訂便當;叫便當;發便當」就可以看出一個訂便當負責人的實力。現在想想,若這些事情都無法做好,更遑論交付他更重要的任務,我想要分享這箇中的成功要素。
訂便當:懂得『吃』是第一要素。這不單只是問問而已,更是有沒有用心的結果。因為一場活動、大部分的人只會在意便當吃得怎樣,而不太會在意無聊的活動內容,這件事搞得好,在職場的人際關係一定較受歡迎。這堂課學的是人際溝通。
叫便當:我們這個通常一週前就會預定、還要先付訂金,當天早上還要去看有沒有在做,還要掌控每一家便當店的送達時間、因為這個都分兩三家訂、便當和統一用雙主菜那種公版便當盒;確實盤點便當數量與口味正確性,都是不可疏失的。這其中要學習的有時間管理、數字與速度的要訣,有的店家只有機車,還要安排軍車去載。
發便當:依照排程,按照順序,有條不紊地發便當也是一件重要的事。(而且這個會很亂、有的長官會帶駕駛,有的會帶隨從都會多拿,這時就要很『委婉』的拒絕多拿的人)這其中可能要掌握的是流程的控制與發送的正確性。當大家手上拿著的是自己想要吃的那個便當,這種感覺是舒服的。這堂課學的是讓自己成為一位可被信任的人。我那個時候光發便當的公差就十個人。而且在場的人不會乖乖在座位上、也不會排隊領….
一件訂便當的小事,可以成就一件大事。不僅能在職場好好生存,又能從中學習做人處事、待人接物的道理,的確是一個好的磨練辦法。年輕人,你會訂便當嗎?
「現在很多年輕人自覺能力高超,或許認為懷才不遇,或許尚在等待伯樂出現,心中只想做大事卻不想做小事。」我常常看見這樣的例子。憑恃著高學歷,理當認為自己可以做行銷企畫、專案管理的工作。若有這樣的人才,如果沒有便當訂、我就安排行政事項開始。
為什麼我要講訂便當呢?
因為要能將這麼多人的便當訂好,是一件不容易的事。從一週前開始訂便當、跟長官呈報菜色,必須大眾口味,因為開會有時會交誼、還不能有蔥蒜、避免口味不佳。光是承報長官就是一個大工程,這中間可能涉及何時問話、如何溝通,若長官在忙時,又該如何處理。這些都是一位剛出社會的年輕人應該要學會的人際學分。
之後,要能在一定的時間打電話給這些便當店,因為有些店家可能超過時間就不外送。又要請這些簡餐店的人員在中午固定時間前將餐食送到忠誠堂二樓,讓大家可以趕緊吃飯,以至於不會耽擱到下午的會議及講習。
年輕人,你會訂便當嗎?
我除了負責訂便當還要負責派車,派車學問更大,什麼人要坐什麼車、官大學問大、有的長官沒做到他等級匹配的車他還會不爽,通常來說,中校軍官以下我們會安排他坐得利卡,上校或將軍我們會安排黑頭車、小青蛙或是戰督車(我已經離開很久了不知道這種車是不是還在)
雖然說社會在走雙B要有、但是這種車在軍中已經算雙B了
通常我們會派到四台車以上、因為有的坐高鐵來、有的前一晚就住在高雄、有的要載便當跟機動,麥當勞的紅茶桶是不外送的,在某一年還好有一個醫務所學姊的幫忙,讓我用救護車去麥當勞在四罐紅茶桶。
駕駛怎麼派?前一天不能站哨、因為隔天他們要補修,新手不行、因為沒有禮貌也沒有經驗,前一天還要檢查車子冷氣會不會冷、油加滿了沒、會不會有雜音,誰要押車、回數票拿了沒?(那時還沒ETC)路線怎麼走、幾點要去載?總共幾個人?會不會住不同飯店…等等
是的、我光負責訂便當跟派車、就一堆事了
人生的打雜就是為打底做準備、當你有思維慎密的邏輯處理這些事情及調度我相信,很多事情很難阻擋你。每個人都有很強的專業能力,但如果只有及格的行政能力,那就很可惜了。生涯有限,在軍中擔任過許多不同的位子處理許多不同的事物,高壓與高競爭性可讓面對挫折更有忍受力。
彙報的跟演習的下次再寫吧。 5/9 中午12:00 吃便當了


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