創業文章 小葉管理學

影印機不要用印過的紙

之前覺得可以常常出去玩是一種好的生活,現在覺得靜下來看本書是一種奢侈。繼上次的『碎紙機的故事,失去手腳的管理者』文章。發佈在我的粉絲團及部落格獲得很多讀者迴響,所以我再來寫一篇影印紙的背面不要用,其實我覺得這個在辦公室是一個非常重要的一環,所以現在我們傳真機是用傳統的感熱紙,印表機不會放廢紙,如果有廢紙我通常是抽掉拿來做成筆記本、或是剪成便條紙。為的就是區分
我之前在通資組時,某一任組長他有所謂節能減碳的概念,所以他希望我們給他的資料用二級紙即可(二級紙就是影印紙有印一面了、背面還可以繼續使用,我們稱為二級紙)為的就是不要浪費,當然這不是不好,只是衍伸出的問題太多了,我們要先挪出辦公室的一個空間放兩個紙箱,一個是A4另一個是A3。我們組有兩個辦公室,通信辦公室有兩台印表機、資訊辦公室有三台(因為有一台是雷射印表機、要印機敏文件),所以兩間辦公室就需要兩個地方來放置廢紙。按各種單面印刷、或印錯的回收紙,依據不同尺寸放在他的箱子裡(廢話~白痴都知道當然是這樣,可是過了兩天,就是有人手殘,像一個女士官長,常常把a4的只放到a3的箱子,或是a3的紙對折後放到a4的箱子),所以也因為這樣,為了他的整齊一致,必須請文書兵定期整理,另外、避免誤印我們必須在另一面蓋上作廢的印章或劃一個大X(因為有一些可能是尾頁,所以他只有一行,也視為二級紙)。
重點來了,因為我們一般在作業時根本不會為了只印1-2張而把機器中的白紙換成回收紙,而導致回收紙越堆越高之後有其他辦公室的同仁過來談事情時,誤以為他是垃圾桶而在上面丟垃圾,嚴重的不是這個,是因為有人在影印機或是回收紙箱前面拆除釘書針,而導致訂書針掉進機器裡面或夾在回收紙裡面一起印出常常產生卡紙或機器故障。我當時在組內有掌管:設備維護費、設施採購費及文具採購費,雖然不是大錢,但是一整年度也是百來萬,光是耗在印表機維修上,我印象中就是一筆不小的費用。
更嚴重的是效率很差、工作不彰。有一次文書把一張下屬單位的notes傳真放在我桌上請我處理後呈給組長,當我夾卷宗上簽時,組長說這份他之前簽過了,反正不管,這份公文我最後丟到了碎紙機碎掉了,這一碎好了~因為我沒注意背面、背面似乎就是真正要簽的公文。對~這件事延誤了,產生很多的溝通、叫下級重傳,解釋丟到碎紙機的原因…等等。也就是說雙面文件在內部傳遞時常常誤判正反面,因而經常發生案件未處理或重複處理的情況。
或者是在組長室裡大叫:這份電話紀錄處理了嗎?部屬則解釋:組長請看反面,已經有處理了(我心想:就是文書卷夾夾錯)
之後我在一般企業上班時,公司也用二級紙。常常聽到有人說:這不是已經處理過了嗎?就隨手丟進垃圾桶,後來才發現是重要文件,只好一邊翻垃圾桶,一邊低聲抱怨:到底是誰把紙放反….
而上述所說的事情在其他公司也發生過,也有人不小心把定著訂書針的回收紙放進影印機裡面,導致機器故障,使得要急著使用的文件無法影印。辦公室因為一根訂書針而陷入混亂。
為了節省這一毛錢的紙,付出的代價也未免太高了吧。
1.放置箱子造成空間的損失、產生凌亂 2.拆裝訂書針的作業時間 3.印錯重印的費用(而且通常是整批,因為印一兩張不會放) 4.因誤會而責罵的時間 5.搞錯文件翻垃圾桶的時間…..等等
早點睡了,我因為一張紙而打了一篇廢文
photo via Jesús Corrius by cc


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